Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Beschreibung
Mithilfe des Dokumenten-Management-Systems DATEV DMS classic organisieren Sie alle in der Kanzlei oder im Unternehmen anfallenden Dokumente und beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse.In DATEV DMS classic werden alle Dokumente zentral aufbewahrt und stehen den zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich. Darüber hinaus kann bei Rückfragen sofort Auskunft zum momentanen Arbeitsstand gegeben werden, ohne die Informationen erst beim zuständigen Mitarbeiter einholen zu müssen.
DATEV DMS classic ist ein Workflow-Instrument, das Ihre Prozesse gezielt unterstützt. Das zu bearbeitende Dokument wird digitalisiert und dabei direkt dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Dieser nimmt Änderungen und Notizen direkt in der Datei vor – somit ist immer sichergestellt, dass alle relevanten Informationen bei Aufruf des Dokuments verfügbar sind.
In Kanzleien wird hierdurch der Prozess des Posteingangs und Postausgangs sowie der laufenden Bearbeitung maßgeblich unterstützt. Ein besonders praktisches Einsatzszenario ist der Bescheidprüfungsprozess, der durch DATEV DMS classic komfortabel abgebildet wird.
In Unternehmen steht besonders der Prozess der Rechnungsprüfung im Fokus. Dieser kann mit der Zusatzkomponente DATEV DMS Rechnungsprüfung classic durchgängig vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe digital durchlaufen werden.
Leistungen
Arbeiten mit digitalen Dokumenten
- Sie archivieren sämtliche Dokumente und Belege zentral und strukturiert. Eingescannte Dokumente können Sie mit digitalen Notizzetteln, Stempeln, Schwärzungen oder Markierungen versehen.
- Zu bearbeitende Dokumente leiten Sie digital an den zuständigen Mitarbeiter weiter; dadurch reduzieren Sie die Durchlaufzeiten und Papiervolumen während des Arbeitsprozesses.
Unterstützende Funktionen bei der Arbeit
- Durch flexible Recherchemöglichkeiten finden Sie jedes einzelne Dokument schnell wieder. Wiedervorlage- und Kenntnisnahmefunktion unterstützen Ihre Arbeitsabläufe.
- Vertrauliche Akten und Dokumente können Sie vor unberechtigtem Zugriff schützen. Zudem können Sie stets nachvollziehen, wer wann was am Dokument bearbeitet hat. Vorherige Versionen können jederzeit wieder hergestellt werden.
- Das Digitale Belegarchiv ermöglicht die Anbindung an das Digitale Belegbuchen (in Verbindung mit DATEV Rechnungswesen).
- Importieren oder exportieren Sie digitale Belege für den Datenaustausch (z. B. zwischen Steuerberater und Unternehmen) zur Erstellung der Finanzbuchhaltung oder des Jahresabschlusses.
Speziell für Unternehmen
Eine an Ihre individuellen Anforderungen angepasste Software unterstützt unter anderem folgende Geschäftsprozesse:- Mit dem Einsatz der Zusatzkomponente DATEV DMS Rechnungsprüfung classic kann der Prozess der Rechnungsbearbeitung vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Buchung verkürzt werden.
- Das Vertragsmanagement erleichtert Ihnen die Erstellung, Bearbeitung und die Anpassung von Verträgen, z. B. durch die Nachverfolgung und die automatische Benachrichtigung beim Auslaufen von Vertragsfristen.
